Vous envisagez de déménager et vous vous demandez quelle surface de bureaux correspondra réellement à vos besoins. Peut-être souhaitez-vous savoir si vos locaux actuels peuvent accueillir vos futurs collaborateurs en adoptant le flex-office, ou encore vérifier si le conseil de votre broker, qui vous recommande 2 103 m² (curieusement, la surface exacte du bâtiment récemment disponible à deux rues), est réellement adapté à votre entreprise.
Face à ces questions, il est courant de faire des recherches en ligne ou de consulter un expert. Cependant, vous remarquerez vite que les réponses se basent souvent sur des ratios standards, comme les fameux 10 m² par poste de travail, sans prendre en compte vos spécificités. Pourtant, vos besoins diffèrent forcément d’autres entreprises. Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques étapes simples pour obtenir une première estimation de la surface idéale pour vos bureaux.
La première étape consiste à comptabiliser le nombre d’occupants présents quotidiennement dans vos locaux. Commencez par évaluer vos effectifs actuels (CDI, stagiaires, consultants, partenaires, etc.) et projetez-les sur les années à venir. Si vous ne souhaitez pas opter pour le flex-office, ce chiffre correspondra directement au nombre de postes de travail à prévoir. N’oubliez pas d’inclure une marge de sécurité de 5 à 10 % pour anticiper les pics d’activité ou des besoins ponctuels (bureaux de passage, espaces pour des projets, etc.).
Si vous adoptez le flex-office, la démarche devient plus complexe. Pour estimer le nombre de postes de travail nécessaires, commencez par évaluer la moyenne de jours par semaine où les collaborateurs seront physiquement présents. Appliquez ce ratio aux effectifs projetés pour obtenir le nombre minimum de postes de travail à installer.
Ensuite, identifiez les pics d’occupation fréquents, comme les jours où les équipes commerciales sont toutes au bureau ou les périodes de réunions mensuelles importantes. Cela vous permettra de déterminer le nombre de postes requis pour éviter de saturer vos espaces sans modifier vos habitudes de travail (en dehors du "clean desk"). En règle générale, le ratio de flex-office varie entre 0,5 et 0,8 poste par personne. Si vous souhaitez réduire davantage le nombre de postes, vous devrez peut-être repenser l’organisation du travail (télétravail, rotations entre services, etc.).
Une fois le nombre de postes calculé, multipliez-le par environ 6 à 9 m² par poste pour obtenir une estimation de la surface nécessaire. Attention toutefois : le nombre de postes de travail n’a pas d’incidence directe sur le besoin en espaces collectifs, comme les salles de réunion.
Les espaces collectifs, tels que les salles de réunion, nécessitent une approche plus personnalisée, car il n'existe pas de ratio universel. Chaque entreprise a des besoins différents, même pour des métiers similaires. Voici une méthode simple pour estimer vos besoins :
Quant aux autres espaces collectifs (box téléphoniques, espaces de concentration), leur estimation est plus complexe car elle dépend des habitudes de travail en open space et des besoins en confidentialité. Nous vous recommandons de les inclure dans la marge d’erreur des premières estimations, sans y accorder trop de précision à ce stade.
En plus des espaces de travail classiques, certains besoins spécifiques doivent être pris en compte, comme les bureaux pour les partenaires sociaux, les espaces de détente, ou encore les zones de restauration. Faites l’inventaire de ces espaces en fonction des spécificités de votre entreprise et estimez leur surface.
Enfin, une fois l’ensemble de ces surfaces calculé (postes de travail, espaces collectifs, espaces spécifiques), n’oubliez pas d’ajouter les surfaces de circulation, les sanitaires, les ascenseurs, et autres espaces techniques. Pour cela, vous pouvez multiplier le total obtenu par un coefficient de 1,3. Ce chiffre peut varier selon la configuration des lieux, mais il vous donnera une première estimation fiable de la surface totale à rechercher.
