La co-construction dans les projets d’aménagement : mythe ou réalité ?
Demandez à n’importe quel chef de projet d’aménagement de bureaux ce qui garantit le succès de son projet, et il vous répondra sans hésitation : la co-construction. Les termes comme "participatif", "mobilisation", "ambassadeurs" ou encore "collaboratif" figurent souvent en tête des cahiers des charges envoyés aux aménageurs. Cependant, lorsque le projet entre dans sa phase opérationnelle, la réalité peut parfois s’avérer plus nuancée.
En effet, des expressions telles que "collaboration maîtrisée" ou "participation cadrée" apparaissent alors, reflétant la complexité inhérente à la gestion de projets immobiliers. Face à des contraintes financières, des plannings serrés et une méconnaissance des impacts de certaines décisions, il n’est pas rare de voir la co-construction se limiter à des choix symboliques (comme la couleur des chaises ou les noms des salles de réunion).
Comment, dès lors, impliquer efficacement les collaborateurs dans un projet d’aménagement sans se perdre dans les contraintes ? Voici trois pistes pour mobiliser les équipes tout en garantissant un projet maîtrisé.
L’aménagement des bureaux doit s’inscrire dans une vision plus large, celle de la stratégie d’entreprise. Le lieu de travail est non seulement un support à l’exécution des orientations stratégiques, mais aussi une vitrine de la culture d’entreprise et un levier pour attirer et retenir les talents. Il est donc essentiel que la direction prenne le temps de formaliser une vision qui intègre ces dimensions.
Ce document stratégique, créé par le top management, doit définir les valeurs que l’entreprise souhaite incarner à travers son environnement de travail. Il doit également poser les bases des évolutions futures de l’organisation et établir les contraintes qui encadreront les décisions liées au projet immobilier. Cette vision servira de point de référence pour l’ensemble des parties prenantes et garantira que chaque décision contribue à une ambition commune.
Un projet immobilier est l’un des projets les plus impactants pour une entreprise, touchant directement le quotidien de chaque collaborateur. Quelle que soit l'issue, les choix d’aménagement influenceront les habitudes de travail, suscitant parfois des craintes comme la perte de repères, un manque de confidentialité ou une dégradation perçue de la qualité de vie au travail.
Il est souvent irréaliste de mobiliser immédiatement l’ensemble des collaborateurs dans le processus de co-construction, mais un cercle restreint d’ambassadeurs peut efficacement initier la démarche. Commencez par un groupe d’une dizaine de personnes, représentatif des divers métiers et niveaux de responsabilité au sein de l’entreprise. Ces ambassadeurs auront pour rôle de relayer les informations, de recueillir les attentes et les préoccupations, et d’agir comme un pont entre la direction du projet et les employés.
Progressivement, au fur et à mesure de l’avancée du projet, élargissez ce cercle à d’autres collaborateurs. Organisez des événements ouverts pour permettre à chacun de s’exprimer et encouragez les ambassadeurs à animer leurs propres groupes de réflexion. Il est également crucial de donner à tous les moyens d’interagir avec le projet, que ce soit par des sondages, des ateliers ou des plateformes en ligne.
Pour qu’un projet d’aménagement soit réussi, il ne doit pas uniquement répondre à des considérations esthétiques ou organisationnelles, mais aussi aux besoins réels des collaborateurs. Chaque occupant des bureaux doit pouvoir travailler dans un environnement adapté à ses habitudes professionnelles. Cela nécessite de dépasser les clichés souvent associés aux métiers (les comptables ne sont pas tous sédentaires, les informaticiens ne travaillent pas tous en mode agile, etc.).
L’objectif est de comprendre en profondeur les pratiques de travail de chaque groupe, voire de chaque individu. Cela peut se faire via des ateliers, des entretiens ou des enquêtes internes. Le logiciel OX Shaper a été spécifiquement conçu pour vous accompagner dans cette démarche. Il vous permet d’interroger l’ensemble des collaborateurs sur leurs usages et de prendre en compte leurs retours, de manière structurée et efficace.
