Réussir son programme d’aménagement : clé de voûte de vos projets de bureaux
Que vous envisagiez de réaménager vos bureaux, de déménager ou d’agrandir vos locaux, l’étape essentielle reste la définition de votre "programme d’aménagement". Ce document formalise votre expression de besoins fonctionnels et joue un rôle crucial dans la réussite de votre projet. Un programme bien conçu garantit que l’aménagement futur soit parfaitement aligné avec vos modes de travail, vos équipes et votre organisation. Prenez donc le temps nécessaire pour peaufiner cette étape !
Quelle que soit la taille de votre projet, il est indispensable de prendre du recul sur vos pratiques actuelles et d’imaginer leur évolution dans les années à venir. En effet, vos bureaux ne sont pas uniquement pensés pour aujourd'hui, mais pour une période d'occupation qui peut s’étendre sur plusieurs années. Souvent, cette réflexion doit s’inscrire sur un horizon de dix ans, en tenant compte de la durée des baux et des amortissements.
Un programme d’aménagement ne se rédige pas à la légère. Entre sa formalisation et l'emménagement dans vos nouveaux locaux, plusieurs mois, voire plusieurs années, peuvent s’écouler. Il est donc primordial que ce document reflète avec précision vos besoins fonctionnels à long terme. En tant que donneur d’ordres, vous serez responsable de cette première étape fondamentale, qui revient à rédiger une "expression de besoins". Ce document contient des informations clés, telles que :
Une fois votre programme établi, l'aménageur ou l'architecte le traduira en plans détaillés et en cahier des charges techniques.
Théoriquement, c’est à l’utilisateur final, c'est-à-dire l’entreprise qui occupera les locaux, de rédiger ce programme. En effet, vous êtes le mieux placé pour comprendre vos usages et anticiper vos besoins. Cependant, il est souvent nécessaire de se faire accompagner par des experts (consultants, chefs de projet) pour structurer cette réflexion.
Dans la réalité, par manque de temps ou par commodité, de nombreuses entreprises externalisent cette phase à des aménageurs ou à des AMO (Assistant à Maîtrise d’Ouvrage). Ces derniers, bien qu'experts, peuvent proposer des solutions standardisées basées sur des ratios de marché qui ne sont pas toujours en phase avec vos besoins spécifiques.
Il pourrait même y avoir un risque de conflit d’intérêts lorsque le même acteur est chargé à la fois de définir vos besoins et de réaliser les travaux d'aménagement. En confiant la définition de vos besoins à un tiers, vous gardez la main sur les grandes décisions tout en bénéficiant d’un regard externe.
Il existe deux approches principales pour réaliser votre programme : avec ou sans co-construction. Chez OxShaper, nous recommandons fortement d’impliquer vos collaborateurs dans ce processus. Cela permet non seulement de mieux cerner leurs besoins réels, mais aussi de faciliter l’adhésion aux changements à venir.
Pour obtenir une vision fidèle des usages, il est conseillé d’organiser des ateliers ou des entretiens avec un échantillon représentatif de vos équipes. Cette démarche participative enrichit la réflexion et garantit que les solutions proposées soient adaptées à la réalité de votre entreprise.
Il est également important d’informer régulièrement votre comité de direction et vos partenaires sociaux des avancées du projet pour qu’ils puissent s’approprier les résultats. Le logiciel OxShaper a été conçu pour vous accompagner dans cette démarche, en vous permettant de centraliser et de structurer ces informations en un temps record, tout en respectant les contraintes de timing serré qui caractérisent souvent les projets immobiliers.
